Funktionen

Alle Funktionen im Überblick

Automatische E-Rechnungen für Ihren Shopify-Shop: ZUGFeRD, XRechnung, korrekte Umsatzsteuer und ein Archiv, das auf die GoBD-Anforderungen ausgelegt ist.

Nach der Einrichtung folgen passende bezahlte Bestellungen Ihren gespeicherten Automatikregeln. Sie können außerdem wählen, welche beobachteten Bestellquellen automatisch Rechnungen erhalten. Auf dieser Seite finden Sie alles, was die App kann, und genauso offen, was sie nicht kann.

Das Faktwise-Dashboard in Shopify: Rechnungsliste mit Suche, Gutschrift und PDF- und XML-Download

Sie wählen, welche Bestellungen Rechnungen erhalten

Wählen Sie mehrere Bestellquellen, die Faktwise in Ihrem Shop beobachtet hat. Bei aktiver Quellenauswahl warten nicht ausgewählte oder unbekannte bezahlte Bestellungen unter Orders needing review, ohne Rechnungsnummer und ohne E-Mail.

  • Bestehende Shops behalten ihr bisheriges Verhalten, bis sie die Quellenauswahl aktivieren
  • Neue Installationen starten mit der anfänglichen Quellenregel des eigenen Shops; unbekannte Quellen warten auf Prüfung
  • Bei jeder Änderung wählen Sie: nur künftige oder auch bereits ausstehende Bestellungen
  • Bei der Option für nur künftige Bestellungen behalten bereits vorgemerkte Aufträge ihre bisherige Quellenregel; auch ein vorgemerkter Import kann deshalb noch eine Rechnung erhalten
  • Für eine geeignete wartende Bestellung können Sie eine Rechnung anfordern oder den Vorgang verwerfen. Den E-Mail-Versand wählen Sie separat; er ist zunächst ausgeschaltet.
  • Verfolgen Sie den Auftrag bis zur Ausstellung; das Aktivieren einer Quelle stellt wartende Bestellungen nicht nachträglich automatisch aus

Es geht um beobachtete Shopify-Quellengruppen, nicht um Bestell-Tags oder zugesicherte Marktplatz-Erkennung. Eine Gruppe kann mehrere Marktplätze umfassen. Quellen einrichten.

E-Rechnungsformate: PDF, ZUGFeRD, XRechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein normales PDF (PDF/A-3), in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als maschinenlesbares XML nach der EU-Norm EN 16931 eingebettet sind. Gibt eine Behörde beim Kauf eine Leitweg-ID an (die Kennung, über die öffentliche Auftraggeber Rechnungen intern zustellen), erstellt Faktwise stattdessen eine XRechnung, das reine XML-Format für Rechnungen an deutsche Behörden.

  • ZUGFeRD-Hybrid-PDF (PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML) für passende Rechnungen
  • XRechnung für Behördenaufträge mit Leitweg-ID
  • Für die XRechnung müssen Kontakt-E-Mail und IBAN in den Einstellungen hinterlegt sein, denn der XRechnung-Standard verlangt Kontakt- und Zahlungsdaten; fehlen sie, wird die Bestellung als ZUGFeRD ausgestellt und das Dashboard zeigt einen Hinweis
  • Rechnungssprache Deutsch oder Englisch
  • Bei der Release-Prüfung werden Beispieldokumente mit KoSIT für XRechnung sowie Mustang und veraPDF für ZUGFeRD geprüft

Welches Format wofür? Der Vergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

Umsatzsteuer: automatisch der richtige Fall

Faktwise erkennt aus der Bestellung, welcher Steuerfall vorliegt, wendet ihn an und druckt den passenden gesetzlichen Hinweis automatisch auf die Rechnung. Eine angegebene EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) prüft Faktwise zum Rechnungszeitpunkt live gegen VIES, das offizielle EU-System zur Prüfung von USt-IdNrn. Ist VIES gerade nicht erreichbar, berechnet Faktwise vorsichtshalber Umsatzsteuer.

  • Deutschland: 19 % Umsatzsteuer, und pro Position der ermäßigte Satz von 7 %, wenn die Shopify-Bestelldaten die Position als ermäßigt kennzeichnen
  • B2B-Dienstleistungen in andere EU-Länder: Reverse Charge nach §13b UStG, das heißt, die Steuerschuld geht auf den Käufer über; der Hinweis steht auf der Rechnung, Umsatzsteuer wird nicht berechnet
  • B2B-Warenlieferungen in andere EU-Länder: steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b, §6a UStG)
  • B2C-Verkäufe in andere EU-Länder: OSS zum Standardsteuersatz des Ziellandes, sobald Sie OSS in den Einstellungen eingeschaltet haben
  • Exporte in Länder außerhalb der EU: steuerfrei nach §4 Nr. 1a, §6 UStG
  • Kleinunternehmer nach §19 UStG: Rechnungen weisen nie Umsatzsteuer aus, der passende Hinweis wird gedruckt

Vertiefung: Reverse-Charge-Rechnungen

B2B- und Behördenkunden im Warenkorb erfassen

Damit eine USt-IdNr. oder Leitweg-ID auf der Rechnung landen kann, braucht der Käufer ein Eingabefeld. Faktwise bringt dafür einen Theme-Baustein für die Warenkorbseite mit, den Sie einmal im Theme-Editor hinzufügen. Das Feld ist standardmäßig eingeklappt und öffnet sich erst über einen Schalter für Geschäftskunden.

  • Einmal einrichten: im Theme-Editor zum Warenkorb-Template wechseln, den App-Abschnitt "Faktwise VAT / Leitweg-ID" hinzufügen, speichern
  • Käufer tragen ihre USt-IdNr. und/oder ihre Leitweg-ID ein
  • Formatprüfung der USt-IdNr. direkt bei der Eingabe (Länderkürzel aus 2 Buchstaben plus 2 bis 12 Zeichen)
  • Funktioniert auf allen Shopify-Plänen, weil das Feld auf der Warenkorbseite liegt; eigene Felder im Checkout gibt es nur bei Shopify Plus
  • Die Einstellungsseite von Faktwise verlinkt direkt an die richtige Stelle im Theme-Editor
Das aufgeklappte Faktwise-Feld im Shopify-Warenkorb mit USt-IdNr. und Leitweg-ID

Anleitung: Das Warenkorb-Feld aktivieren

Auf die GoBD ausgelegt: Archiv und Rechnungsnummern

Die GoBD sind die deutschen Vorgaben dafür, wie digitale Belege aufbewahrt werden müssen: vollständig, nachvollziehbar und gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Faktwise ist auf diese Anforderungen ausgelegt und hilft Ihnen, sie zu erfüllen.

  • Lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern pro Jahr (zum Beispiel INV-2026-00042); schlägt eine Erstellung fehl, wird keine Nummer verbraucht
  • Ausgestellte Rechnungen werden nachträglich nicht verändert; Korrekturen erfolgen ausschließlich per Gutschrift
  • Eine unterstützte Erstattung zu einer bestehenden Faktwise-Rechnung erzeugt eine Gutschrift, also eine Korrekturrechnung mit positiven Beträgen, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist
  • PDF und XML werden zehn Jahre gespeichert (gesetzliche Frist seit 2025: acht Jahre)
  • Jedes Dokument, jede Korrektur und jede Einstellungsänderung wird in einem fortschreibungssicheren Audit-Trail (Prüfprotokoll) festgehalten, genau die Nachvollziehbarkeit, die die GoBD verlangen
  • Personenbezogene Daten sind im Archiv verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM)
  • Vor einer Deinstallation exportieren Sie Ihr Archiv über den Monatsexport

Mehr zu den Anforderungen: GoBD-Rechnungen mit Shopify

OSS-Quartalsbericht mit BOP-Import-Datei

Der One-Stop-Shop (OSS) ist das EU-Verfahren, über das Sie die Umsatzsteuer für B2C-Verkäufe in andere EU-Länder gesammelt in einer Quartalsmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben. Faktwise bereitet Ihnen die Zahlen dafür auf, damit Sie nichts von Hand zusammenrechnen müssen.

  • Quartalsübersicht aller OSS-Umsätze, gruppiert nach Zielland und Steuersatz: Netto, Umsatzsteuer und Anzahl der Belege
  • Lesbare Zusammenfassung als CSV für Ihre Unterlagen
  • BOP-CSV im offiziellen Importformat #v2.0: Die Datei importieren Sie in Ihre OSS-EU-Meldung im BZSt-Online-Portal (BOP), statt die Zahlen abzutippen
  • Zeilen, die nicht in die Datei dürfen (zum Beispiel ein Land, in dem die Erstattungen die Umsätze des Quartals übersteigen), listet Faktwise mit einem Hinweis auf; Korrekturen für frühere Quartale tragen Sie manuell im Portal ein
  • Prüfen Sie die Zahlen immer im Portal, bevor Sie die Meldung absenden

Wie OSS mit Shopify zusammenspielt: Das OSS-Verfahren für Shopify-Händler

Exporte, E-Mail-Versand und Extras

Rechnungen erstellen ist die halbe Arbeit; sie müssen auch zur Buchhaltung und zum Kunden. Faktwise nimmt Ihnen beide Wege ab.

  • Monatsexport als ZIP: alle PDFs, alle XMLs und eine Übersichts-CSV (Semikolon-getrennt, öffnet sauber im deutschen Excel) für Ihre Steuerkanzlei
  • Automatische Rechnungen für passende bezahlte Bestellungen nach Ihren gespeicherten Einstellungen und Quellenregeln
  • Optionaler automatischer E-Mail-Versand der Rechnungs-PDF an den Kunden, mit deutscher oder englischer Vorlage (standardmäßig ausgeschaltet)
  • Dashboard mit Rechnungsliste (neueste zuerst), Suche nach Rechnungsnummer oder Bestellung, PDF- und XML-Download in jeder Zeile
  • Zuverlässig gebaut: Schlägt eine Rechnungserstellung einmal fehl (etwa durch eine kurze API-Störung), wird der Vorgang automatisch mit Wartezeit wiederholt, bis zu fünf Versuche insgesamt, und das Dashboard weist auf alles hin, was danach noch fehlschlägt, damit nichts unbemerkt verloren geht
  • DSGVO: Faktwise beantwortet die Shopify-Webhooks für Kundendaten-Auskunft und -Löschung und entfernt Ihre operativen personenbezogenen Daten (Kontakt, Bankverbindung, Einstellungen) nach der Deinstallation; ausgestellte Rechnungen werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert
  • Kostenloser Validator: Der Rechnungs-Validator prüft jede XRechnung (offizieller KoSIT-Validator) und jedes ZUGFeRD-PDF (Mustang, inklusive PDF/A) gratis

Zur Übergabe an die Buchhaltung: Der Monatsexport

Was Faktwise nicht tut

Ehrlichkeit spart Ihnen Zeit: Diese Punkte übernimmt Faktwise bewusst nicht oder noch nicht.