Ratgeber

Rechnungsdaten einrichten: Faktwise-Einstellungen für Shopify

Aktualisiert 2026-09-30

Speichern Sie zuerst unter Einstellungen Ihre Firmendaten, USt-IdNr. oder Steuernummer, Bankverbindung und die für Sie geltenden Steuereinstellungen. Ohne abgeschlossene Firmeneinrichtung kann keine Rechnung ausgestellt werden. Prüfen Sie anschließend, welche Bestellquellen automatisch Rechnungen erhalten sollen. Bei bestehenden Händlern bleiben das bisherige Verhalten und die gespeicherten Einstellungen erhalten, bis sie sich selbst für die Quellenauswahl entscheiden.

Das Einstellungen-Formular von Faktwise mit den Pflichtfeldern nach Paragraf 14 UStG

Warum diese Angaben auf die Rechnung müssen

Die Grundlage ist § 14 UStG, der Paragraf im Umsatzsteuergesetz, der festlegt, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Dazu gehören unter anderem Ihr vollständiger Name, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Faktwise druckt diese Angaben automatisch auf jede Rechnung. Liefern müssen Sie sie aber einmalig selbst, und genau dafür ist das Formular unter Einstellungen da.

Die Pflichtfelder: Ihr Firmenblock

Ohne diese Angaben erstellt Faktwise keine Rechnung:

Kontakt und Bankverbindung: optional, aber mit wichtiger Nebenwirkung

Dazu kommen Felder, die nicht zwingend sind, sich aber lohnen: eine Kontakt-E-Mail, eine Telefonnummer, IBAN und BIC sowie ein Freitext für Ihr Zahlungsziel, zum Beispiel “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen”. Bankverbindung und Zahlungsziel erscheinen auf der Rechnung und ersparen Ihren Kunden Rückfragen.

Zwei dieser Felder haben eine zweite Aufgabe: Kontakt-E-Mail und IBAN schalten die XRechnung für Behördenaufträge frei. Die XRechnung ist das XML-Rechnungsformat, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland in der Regel verlangen. Solche Bestellungen erkennen Sie an der Leitweg-ID, einer Kennung, mit der Behörden eingehende Rechnungen intern zuordnen (mehr dazu im Ratgeber zur Leitweg-ID). Der XRechnung-Standard verlangt über die sogenannten BR-DE-Regeln Kontaktdaten und Zahlungsdaten des Verkäufers. Fehlen E-Mail oder IBAN, stellt Faktwise eine Bestellung mit Leitweg-ID stattdessen als ZUGFeRD aus (eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten) und zeigt Ihnen im Dashboard einen Hinweis. Die Rechnung geht also nicht verloren, aber die Behörde erhält nicht das Format, das sie erwartet. Tragen Sie beide Felder deshalb am besten gleich ein. Wie XRechnung und Shopify insgesamt zusammenspielen, lesen Sie im XRechnung-Shopify-Guide.

Die Schalter im Überblick

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bedeutet: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Ist der Schalter aktiv, zeigt keine Ihrer Faktwise-Rechnungen Umsatzsteuer; stattdessen druckt Faktwise automatisch den vorgeschriebenen Hinweis auf die Regelung auf. Ob die Regelung für Sie gilt, hängt von Ihren Umsätzen ab; Details und Beispiele finden Sie im Ratgeber Kleinunternehmer und Shopify-Rechnungen.

OSS (One-Stop-Shop)

OSS steht für One-Stop-Shop, das EU-Verfahren, über das Sie die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern zentral melden, statt sich in jedem Land einzeln zu registrieren. Schalten Sie OSS in Faktwise nur ein, wenn Sie tatsächlich für das Verfahren registriert sind. Ist der Schalter aktiv, berechnet Faktwise für diese B2C-Verkäufe den Standardsteuersatz des jeweiligen Ziellandes. Die Entscheidung, ob und ab wann Sie am OSS teilnehmen, treffen Sie selbst; Faktwise aktiviert das Verfahren nicht automatisch. Hintergründe erklärt der Ratgeber zum OSS-Verfahren mit Shopify.

Waren oder Dienstleistungen als Standard

Hier legen Sie fest, ob Ihr Shop standardmäßig Waren oder Dienstleistungen verkauft. Das klingt unscheinbar, entscheidet aber bei B2B-Verkäufen in andere EU-Länder über die steuerliche Behandlung. Dienstleistungen an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern fallen unter Reverse Charge, auf Deutsch die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Ihr Kunde führt die Umsatzsteuer in seinem Land selbst ab, Ihre Rechnung weist keine aus und trägt den entsprechenden Hinweis. Warenlieferungen an solche Kunden sind innergemeinschaftliche Lieferungen, ebenfalls ohne Umsatzsteuer und mit eigener Formulierung. Faktwise druckt jeweils automatisch den passenden Rechnungstext. Eine vom Kunden angegebene USt-IdNr. prüft Faktwise zum Rechnungszeitpunkt gegen VIES oder verwendet ein bis zu 30 Tage altes Ergebnis für denselben Shop, das EU-System zur Bestätigung von USt-IdNrn. Ohne gültiges aktuelles oder zwischengespeichertes Ergebnis begründet die Nummer keine EU-B2B-Steuerbefreiung.

Automatik: Rechnung und E-Mail

Die automatische Rechnungserstellung ist standardmäßig eingeschaltet. Sie setzt abgeschlossene Firmendaten, die Freigabe der Bestellquelle und erfolgreiche Rechnungsprüfungen voraus. Der automatische Kundenversand ist standardmäßig ausgeschaltet und lässt sich separat aktivieren. Eine angeforderte Rechnung wird zunächst vorbereitet. Erst der Status als ausgestellt bestätigt die fertige Rechnung; er bestätigt nicht die Zustellung einer E-Mail.

Automatische Bestellquellen wählen

Öffnen Sie in den Einstellungen Review automatic sources. Sie können mehrere beobachtete Quellengruppen auswählen. Ein neuer Shop startet mit der anfänglichen Quellenregel des eigenen Shops. Andere importierte oder unbekannte Quellen warten auf Prüfung. Bestehende Händler behalten ihr bisheriges Rechnungsverhalten, bis sie ausdrücklich zur Quellenauswahl wechseln.

Wenn beispielsweise Amazon Ihre Marktplatzbestellungen bereits abrechnet, lassen Sie die beobachtete Amazon-Gruppe abgewählt. Wählen Sie nur die Gruppen, für die Faktwise Rechnungen erstellen soll. Gruppen erscheinen mit eingehenden Bestellungen und beruhen auf den von Shopify gelieferten Kennungen. Ein angezeigter Name ist keine Zusage einer geprüften Marktplatzanbindung und keine Regel für Bestell-Tags. Meldet Shopify mehrere Kanäle als eine Gruppe, gilt Ihre Auswahl für die gesamte Gruppe.

Beim Speichern wählen Sie, ab wann die Änderung gilt:

Bereits zurückgehaltene Bestellungen werden mit keiner dieser Optionen automatisch freigegeben. Unter Orders needing review können Sie eine Rechnung für eine einzelne geeignete, bezahlte Bestellung anfordern oder den Eintrag verwerfen, wenn keine Faktwise-Rechnung gewünscht ist. Einzelanforderungen versenden standardmäßig keine Kunden-E-Mail. Den Versand wählen Sie separat. Die Anforderung startet zunächst die Vorbereitung; warten Sie auf den Status als ausgestellt und die Downloads.

Fehlt ein von Shopify gemeldeter Zahlungseingang, nutzen Sie Check for missed orders. Geeignete Bestellungen mit durchgehend erteilter Automatikfreigabe können automatisch weiterlaufen. Unklare Fälle warten sichtbar auf Prüfung. Die Funktion ist kein uneingeschränkter Import historischer Bestellungen.

Rechnungssprache

Zum Schluss wählen Sie, ob Ihre Rechnungen auf Deutsch oder Englisch erstellt werden.

Firmeneinrichtung abschließen

Das erste Speichern schließt die Firmeneinrichtung ab, überschreibt aber weder Ihre Automatik noch Ihre Quellenauswahl. Bei aktivierter Quellenauswahl warten Bestellungen, die noch nicht abgerechnet werden können, mit einem Grund im Prüfbereich. Das Speichern löst für diese zurückgehaltenen Bestellungen keine automatische Rechnung aus. Geeignete Bestellungen erhalten ein lesbares PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML oder, bei passender Leitweg-ID und vollständigen Verkäuferdaten, XRechnung-XML mit einem lesbaren PDF. Die Rechnungsnummern laufen pro Jahr fort, zum Beispiel INV-2026-00042.

Damit ist die Einrichtung geschafft: Firmenblock ausfüllen, Schalter prüfen, speichern, fertig. Ob für Sie die Kleinunternehmerregelung, das OSS-Verfahren oder ein anderer Sonderfall gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Speichern Sie Ihre Firmendaten und prüfen Sie Automatik und Quellenwahl. Nur geeignete Bestellungen, die Ihre Regeln zulassen, laufen automatisch weiter. Prüfen Sie zurückgehaltene Bestellungen separat.