Ratgeber

Monatlicher Buchhaltungsexport: Rechnungen für den Steuerberater

Aktualisiert 2026-09-30

Faktwise bündelt die im gewählten Monat ausgestellten Rechnungen und Gutschriften in einem ZIP mit verfügbaren PDF/XML-Dateien und einer CSV-Übersicht. Der Export enthält nicht jede Shopify-Bestellung: Zurückgehaltene Bestellungen, Bestellungen ohne Faktwise-Rechnung und anderweitig fakturierte Umsätze müssen Sie separat abstimmen. Hier erfahren Sie, wie der Download funktioniert und wo seine Grenzen liegen.

So laden Sie den Monatsexport herunter

Der Export ist absichtlich unspektakulär:

1. Öffnen Sie in Faktwise die Seite Export.
2. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
3. Laden Sie das ZIP herunter und gleichen Sie Dateien und CSV mit Ihren anderen Umsatzunterlagen ab.
4. Klären Sie fehlende Belege und geben Sie das geprüfte Paket an Ihre Steuerkanzlei weiter.

Das ZIP ist eine Übergabe Ihrer Faktwise-Belege, nicht die vollständige Buchhaltung des Shops. Gleichen Sie CSV-Zeilen und Dateien ab und klären Sie fehlende Belege vor der Weitergabe.

Was im ZIP steckt

Drei Dinge:

• Verfügbare PDFs. Lesbare Rechnungen und Gutschriften aus dem gewählten Monat.
• Verfügbare XML-Dateien. ZUGFeRD-Rechnungsdaten oder XRechnung, wenn Leitweg-ID und erforderliche Verkäuferdaten vorliegen.
• Eine CSV-Übersicht. Eine Zeile pro Faktwise-Beleg im Zeitraum, auch wenn eine Datei gerade fehlt. Gleichen Sie die Dateien mit diesen Zeilen ab.

Die CSV-Übersicht im Detail

Die CSV verwendet Semikolons und Dezimalkommas. Wählen Sie diese Trennzeichen beim Import, falls Ihre Tabellenkalkulation sie nicht automatisch erkennt.

Pro Beleg enthält die Übersicht unter anderem:

• Nummer: die fortlaufende Rechnungsnummer, zum Beispiel INV-2026-00042. Faktwise vergibt die Nummern lückenlos pro Jahr.
• Typ: Rechnung oder Gutschrift.
• Datum und die zugehörige Bestellung in Shopify.
• Land des Käufers.
• Steuerschema: welches Umsatzsteuer-Szenario angewendet wurde, etwa die deutsche Regelbesteuerung oder eine innergemeinschaftliche Lieferung (eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land).
• Netto, Umsatzsteuer und Brutto.

Damit kann Ihre Kanzlei die Monatssummen prüfen, nach Ländern oder Steuerschemata filtern und gezielt die PDFs öffnen, zu denen es Fragen gibt.

Ehrliche Abgrenzung: keine DATEV-Buchungsdatei

Die CSV ist eine Übersicht für Menschen, keine Buchungsdatei. Sie lässt sich nicht als Buchungsstapel in DATEV importieren, also in die Software, mit der die meisten deutschen Steuerkanzleien buchen. Faktwise konzentriert sich darauf, korrekte Rechnungen zu erstellen und sicher aufzubewahren.

Wenn Ihre Kanzlei einen vollständigen Shopify-zu-DATEV-Export möchte, gibt es dafür unsere separate App EasyBelege. Die beiden Apps ergänzen sich: Faktwise erstellt und archiviert die Rechnungen, EasyBelege liefert die Daten für die DATEV-Buchhaltung.

GoBD: Der Export löscht nichts

Die GoBD sind die deutschen Vorgaben dafür, wie steuerrelevante Belege digital aufbewahrt werden müssen. Vereinfacht gesagt: Rechnungen müssen über die gesetzliche Frist erhalten bleiben und dürfen nachträglich nicht verändert werden.

Der Monatsexport ist deshalb bewusst nur eine Kopie zum Weitergeben. Im Archiv von Faktwise bleibt alles erhalten: Die Rechnungen werden als PDF plus XML zehn Jahre gespeichert, länger als die gesetzliche Frist von acht Jahren (seit 2025) und so angelegt, dass sie nachträglich nicht verändert werden; Korrekturen erfolgen ausschließlich per Gutschrift. Ein Prüfprotokoll (Audit-Trail) macht nachvollziehbar, was wann passiert ist, und personenbezogene Daten sind im Archiv verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Das hilft Ihnen, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Wie die GoBD im Shopify-Alltag konkret aussehen, erklärt unser Ratgeber GoBD-Rechnungen mit Shopify.

Ein praktischer Hinweis am Rande: Falls Sie Faktwise irgendwann deinstallieren, exportieren Sie vorher Ihr Archiv. So behalten Sie alle Belege für die restliche Aufbewahrungsfrist in der eigenen Hand.

Drei Hinweise für die Übergabe an die Kanzlei

1. Fester Rhythmus. Exportieren Sie den Vormonat und gleichen Sie CSV, verfügbare Dateien und anderweitig ausgestellte Rechnungen ab.
2. Erstattungen prüfen. Unterstützte Erstattungen brauchen eine ausgestellte Originalrechnung. Mit Quellenwahl unterstützt Faktwise Positions- und Versanderstattungen anhand gespeicherter Rechnungsdaten; freie oder unvollständige Beträge brauchen Prüfung. Der bisherige Verarbeitungsweg deckt reine Versand- und freie Betragserstattungen nicht ab. Beachten Sie die Erstattungsgrenzen.
3. OSS separat abstimmen. Der Quartalsbericht enthält die in Faktwise unter OSS ausgestellten Belege, nicht alle Umsätze. Er bietet Summen- und BOP-Format-CSV; ein echter Portalimport ist noch nicht bestätigt. Prüfen Sie fehlende Umsätze, ausgelassene Zeilen und Zahlen vor der Meldung. Mehr im OSS-Bericht-Ratgeber.

Der Monatsexport nimmt Ihnen das Zusammensuchen der Belege ab; die fachliche Beurteilung und die Verbuchung bleiben bei Ihrer Kanzlei, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Wenn Sie den Export einmal selbst sehen möchten, werfen Sie einen Blick in die Demo oder installieren Sie Faktwise direkt aus dem Shopify App Store. Ihre Steuerkanzlei merkt den Unterschied schon beim ersten Monat.