Ratgeber

Faktwise FAQ: Fehlerbehebung bei Shopify E-Rechnungen

Aktualisiert 2026-09-30

Faktwise bereitet Rechnungen für geeignete bezahlte Bestellungen nach Ihren gespeicherten Einstellungen vor. Bestehende Händler behalten ihr bisheriges Verhalten, bis sie die Quellenauswahl aktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie fehlende Rechnungen, zurückgehaltene Bestellungen und Versandprobleme prüfen, ohne doppelte Vorgänge anzustoßen.

Es wurde keine Rechnung erstellt

Prüfen Sie diese Punkte der Reihe nach:

• Ist die Bestellung schon bezahlt? Faktwise erstellt die Rechnung erst, wenn Shopify die Zahlung als eingegangen meldet. Bei Zahlungsarten mit Verzögerung oder manuell erfassten Zahlungen kann das deutlich nach dem Bestelleingang sein.
• Ist die Firmeneinrichtung abgeschlossen? Speichern Sie die erforderlichen Firmendaten unter Einstellungen. Ohne diese Angaben kann keine Rechnung ausgestellt werden. Bei aktiver Quellenauswahl sehen Sie unter Orders needing review, warum eine Bestellung wartet.
• Kam die Bestellung vor der Installation? Bestellungen, die vor der Installation der App eingegangen sind, erhalten keine automatische Rechnung.
• Ist die automatische Rechnungserstellung eingeschaltet? Die automatische Rechnung bei bezahlter Bestellung ist ab Werk aktiv, lässt sich aber abschalten. Werfen Sie einen Blick auf den Schalter in den Einstellungen.
• Ist die Quelle freigegeben? Bei aktiver Quellenauswahl warten unbekannte oder abgewählte Gruppen unter Orders needing review. Sie können die Gruppe für künftige Bestellungen auswählen, eine geeignete Rechnung einzeln anfordern oder den Eintrag verwerfen. Eine Quellenfreigabe stellt bereits zurückgehaltene Bestellungen nicht automatisch in Rechnung.
• Welchen Status hat die Anforderung? Vorgemerkt bedeutet, dass die Vorbereitung noch wartet, nicht dass eine Rechnung existiert. Folgen Sie dem angezeigten Fehler- oder Wiederherstellungshinweis, statt dieselbe Rechnung mehrfach anzufordern.

Kann ich Marktplatzbestellungen auslassen?

Ja. Öffnen Sie unter Einstellungen Review automatic sources und wählen Sie nur die beobachteten Gruppen aus, die Faktwise abrechnen soll. Mehrfachauswahl ist möglich. Gruppen erscheinen mit eingehenden Bestellungen; eine Gruppe kann mehrere Kanäle umfassen. Die Regel folgt Shopifys Kennungen, nicht einem beliebigen Bestell-Tag oder einer garantierten Trennung aller Marktplätze. Neue Shops starten mit der anfänglichen Regel für ihre eigene Shop-Quelle; unbekannte Quellen warten auf Prüfung. Bestehende Shops ändern sich erst auf Wunsch des Händlers. Beachten Sie den Geltungsbeginn der Änderung: Bei nur künftigen Bestellungen behalten bereits vorgemerkte Aufträge ihre frühere Quellenregel.

Ein Shopify-Ereignis fehlt. Muss ich die Rechnung manuell anfordern?

Nicht unbedingt. Mit Check for missed orders können geeignete Bestellungen mit durchgehender Automatikfreigabe automatisch weiterlaufen. Unbekannte Quellen, geänderte Berechtigungen oder unsichere Bestelldaten warten mit einem Grund auf Prüfung. Eine fehlgeschlagene oder vorgemerkte Suche bestätigt nicht, dass alle Bestellungen gefunden wurden. Beachten Sie den Status und die Hinweise zum erneuten Versuch. Die Funktion importiert nicht sämtliche historischen Bestellungen.

Die Rechnung zeigt die falsche Steuer

Faktwise wendet automatisch eine von sechs Steuerlogiken an, abhängig von Land, Kundentyp und Ihren Einstellungen. Passt das Ergebnis nicht, gehen Sie diese Liste durch:

• Kleinunternehmer-Schalter: Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Ist der Schalter aktiv, zeigt keine Rechnung Steuer; ist er fälschlich aus, wird Steuer berechnet.
• OSS-Schalter: OSS (One-Stop-Shop) ist das EU-Meldeverfahren für Verkäufe an Privatkunden im EU-Ausland. Ist OSS in Faktwise aktiv, berechnet die App für diese Verkäufe den Standardsteuersatz des Ziellandes; ist es aus, gilt die deutsche Steuer. Ob OSS für Sie gilt, entscheiden Sie selbst und schalten es aktiv ein, die App tut das nicht automatisch. Mehr dazu im Ratgeber zum OSS-Verfahren mit Shopify.
• USt-IdNr. des Käufers: Für grenzüberschreitende B2B-Verkäufe in der EU braucht die Rechnung eine gültige USt-IdNr. des Käufers. Bei Dienstleistungen greift dann Reverse Charge, das heißt, die Steuerschuld geht auf den Käufer über; bei Waren die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Faktwise prüft die USt-IdNr. zum Rechnungszeitpunkt gegen VIES oder verwendet ein bis zu 30 Tage altes Ergebnis für denselben Shop, das Prüfsystem der EU für USt-IdNrn. Ohne gültiges aktuelles oder zwischengespeichertes Ergebnis begründet die Nummer keine EU-B2B-Steuerbefreiung. Wichtig: Inländische deutsche Reverse-Charge-Fälle nach §13b UStG deckt die App nicht ab.
• Waren oder Dienstleistungen: Die Voreinstellung, ob Sie hauptsächlich Waren oder Dienstleistungen verkaufen, entscheidet bei EU-B2B-Verkäufen, welche der beiden Logiken greift. Prüfen Sie, ob sie zu Ihrem Sortiment passt.

Das USt-IdNr.-Feld erscheint nicht im Shop

Das Feld für USt-IdNr. und Leitweg-ID ist ein Theme-Block, den Sie einmalig zu Ihrer Warenkorbseite hinzufügen: im Shopify-Admin unter Online Store -> Themes -> Customize zur Warenkorb-Vorlage wechseln, über Add section im Bereich Apps den Block Faktwise VAT / Leitweg-ID auswählen und speichern. Am schnellsten geht es über die Karte in den Faktwise-Einstellungen, die Sie direkt an die richtige Stelle im Theme-Editor führt. Zwei Dinge sind dabei Absicht: Das Feld liegt auf der Warenkorbseite, weil es dort in allen Shopify-Tarifen funktioniert (eigene Felder im Checkout-Schritt gibt es nur bei Shopify Plus). Und es ist standardmäßig hinter einem Schalter für Geschäftskunden eingeklappt, damit Privatkunden es gar nicht erst sehen; Ihre B2B-Käufer klappen es auf und tragen dort ihre USt-IdNr. und/oder Leitweg-ID ein. Was die Leitweg-ID ist, also die Adressnummer, über die deutsche Behörden elektronische Rechnungen zuordnen, erklärt unser Ratgeber zur Leitweg-ID.

Statt XRechnung kam ZUGFeRD

Der XRechnung-Standard, das XML-Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, verlangt in seinen BR-DE-Regeln Kontaktdaten und Zahlungsdaten des Verkäufers. Fehlen Kontakt-E-Mail oder IBAN in Ihren Einstellungen, kann Faktwise keine XRechnung erzeugen, die diese Regeln erfüllt, und stellt eine Bestellung mit Leitweg-ID stattdessen als ZUGFeRD aus; im Dashboard erscheint dazu ein Hinweis. Die Lösung ist einfach: Tragen Sie Kontakt-E-Mail und IBAN in den Einstellungen nach, dann erhalten künftige Bestellungen öffentlicher Auftraggeber automatisch eine XRechnung. Alle Details zum Format finden Sie im XRechnung-Guide für Shopify.

Der Kunde hat keine Rechnung per E-Mail bekommen

Der automatische Rechnungsversand ist standardmäßig ausgeschaltet und lässt sich unter Einstellungen aktivieren. Einzelne Anforderungen für zurückgehaltene Bestellungen haben eine eigene Versandwahl, ebenfalls zunächst ausgeschaltet. Prüfen Sie, ob die Rechnung ausgestellt wurde, die Dateien verfügbar sind und eine Kunden-E-Mail-Adresse vorhanden ist. Bei ungewissem Ausgang eines Versandversuchs sendet Faktwise nicht blind erneut. Prüfen Sie zuerst den angezeigten Status. Ein verfügbares PDF können Sie herunterladen und selbst zustellen.

Was passiert bei einer Erstattung?

Ausgestellte Rechnungen werden nicht nachträglich verändert. Unterstützte Shopify-Erstattungen erzeugen eine separate Gutschrift mit Bezug zur Originalrechnung. Bei aktiver Quellenauswahl muss die Korrektur zu den gespeicherten Originalbeträgen und der verfügbaren Erstattungshistorie passen. Unterstützte Artikel- und Versanderstattungen können bei vollständigen Nachweisen verarbeitet werden. Freie Beträge oder unvollständige Historien brauchen gegebenenfalls Klärung. Der bisherige Verarbeitungspfad ohne Quellenauswahl deckt reine Versand- oder Freierstattungen nicht ab. Prüfen Sie den Korrekturstatus und klären Sie nicht unterstützte Korrekturen mit Ihrer Steuerberatung. Nicht jede Erstattung erzeugt automatisch einen Beleg.

Wie lange werden Rechnungen gespeichert?

Faktwise speichert ausgestellte Rechnungen und ihre PDF/XML-Dateien im zehnjährigen Archiv (die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre). Es ist auf die GoBD-Anforderungen für ordnungsgemäße, nachvollziehbare elektronische Aufzeichnungen ausgelegt: Ausgestellte Rechnungen werden nicht nachträglich verändert, Korrekturen erfolgen per Gutschrift, ein Audit-Trail protokolliert Vorgänge und personenbezogene Daten sind verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Exportieren Sie vor einer Deinstallation jeden benötigten Monat über die Export-Seite. Jedes ZIP enthält verfügbare PDF/XML-Dateien und eine Übersichts-CSV; eine CSV-Zeile beweist nicht, dass beide Dateien vorhanden sind. Gleichen Sie Zeilen und Dateien ab und klären Sie fehlende Belege vor der Deinstallation. Die Hintergründe erklärt der Ratgeber zu GoBD-Rechnungen in Shopify.

War Ihre Frage nicht dabei? Ein Blick ins Dashboard lohnt sich fast immer: Dort sehen Sie jede Rechnung, können PDF und XML herunterladen und finden bei Sonderfällen einen erklärenden Hinweis. Ein Punkt ist uns dabei wichtig: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Bei Fragen zu Ihrer konkreten steuerlichen Situation ist Ihre Steuerberatung die richtige Anlaufstelle. Für alles rund um die App gilt: Öffnen Sie zuerst die Einstellungen, denn die meisten der oben beschriebenen Fälle sind dort in unter einer Minute behoben.