Ratgeber

Rechnungen finden und herunterladen: PDF und XML in Faktwise

Aktualisiert 2026-09-30

Faktwise erstellt Rechnungen für geeignete bezahlte Bestellungen nach Ihren gespeicherten Automatik- und Quellenregeln. Hier erfahren Sie, wo Sie ausgestellte Belege finden, PDF und XML herunterladen und Gutschriften sowie den XRechnung-Fallback erkennen. Eine bezahlte Bestellung oder eine vorgemerkte Anforderung ist noch keine ausgestellte Rechnung.

Die Rechnungsliste in Faktwise: Suche, Gutschriften und PDF- und XML-Downloads pro Zeile

Die Rechnungsliste im Dashboard

Das Dashboard zeigt ausgestellte Rechnungen und Gutschriften, die neuesten zuerst. PDF und XML stehen zum Download bereit, sobald die Dateien fertig sind. Wird ein Beleg noch vorbereitet oder schlägt ein Download fehl, folgen Sie dem angezeigten Status, statt eine zweite Rechnung anzufordern.

Prüfen Sie zuerst unter Settings, ob Ihre Firmendaten gespeichert und automatische Rechnungen aktiviert sind. Bei aktivierter Quellenwahl warten unbekannte oder nicht ausgewählte Quellen unter Orders needing review. Dort können Sie eine geeignete Bestellung einzeln anfordern; der Kundenversand ist eine separate, zunächst ausgeschaltete Wahl. Das Speichern von Einstellungen gibt keine zurückgehaltenen Bestellungen frei und importiert nicht die gesamte Bestellhistorie. Die Einrichtungsanleitung erklärt Quellenwahl und die Suche nach verpassten Bestellungen.

Bestehende Shops behalten ihre bisherige Verarbeitung und Einstellungen, bis sie die Quellenwahl aktivieren. Die Einzelprüfung ersetzt nicht stillschweigend das bisherige Verhalten.

Eine bestimmte Rechnung suchen

Die Liste lässt sich auf zwei Wegen durchsuchen: nach der Rechnungsnummer oder nach der Bestellung. Rechnungsnummern vergibt Faktwise fortlaufend und lückenlos pro Jahr, zum Beispiel INV-2026-00042. Nennt Ihnen ein Kunde seine Rechnungsnummer, geben Sie diese direkt ein. Fragt der Steuerberater dagegen nach dem Beleg zu einer bestimmten Shopify-Bestellung, suchen Sie nach der Bestellnummer. Beide Wege führen in wenigen Sekunden zur richtigen Zeile, auch wenn seit dem Verkauf Monate vergangen sind.

PDF und XML: die zwei Dateien einer Rechnung

Nach abgeschlossener Erstellung bietet Faktwise PDF und XML mit denselben Rechnungsdaten an. Warten Sie auf den ausgestellten Beleg und verfügbare Dateien, bevor Sie sie weitergeben.

Die PDF-Datei: lesbar für Menschen und für Software

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung enthält das PDF/A-3 die strukturierte Rechnung als eingebettete XML-Datei. Bei XRechnung ist der XML-Download der strukturierte Beleg und das PDF die lesbare Begleitansicht. Verwenden Sie das Format, das der Empfänger verlangt.

Die XML-Datei: die strukturierte E-Rechnung

Der XML-Download liefert die strukturierten Rechnungsdaten als eigene Datei. Das brauchen Sie immer dann, wenn ein Empfänger oder ein System ausdrücklich das reine XML verlangt.

Ein Sonderfall sind Bestellungen der öffentlichen Hand: Hat der Käufer eine Leitweg-ID angegeben (die Kennung, über die Behörden in Deutschland eingehende E-Rechnungen intern der richtigen Stelle zustellen), erstellt Faktwise statt des ZUGFeRD-Formats eine XRechnung, sofern Ihre Kontakt-E-Mail und IBAN hinterlegt sind (dazu gleich mehr). Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtdokument und im Behördenumfeld der vorgeschriebene Standard. Der XML-Download enthält dann genau diese XRechnung. Mehr Hintergrund liefert unser Ratgeber zur Leitweg-ID, und die beiden Formate im Detail vergleicht der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Gutschriften stehen in derselben Liste

Unterstützte Erstattungen zu einer bereits in Faktwise ausgestellten Rechnung erzeugen eine separate Gutschrift. Sie nennt die erstatteten Beträge und die Originalrechnungsnummer. Die Originalrechnung bleibt unverändert. Eine Erstattung ohne vorhandene Faktwise-Rechnung löst keine neue Originalrechnung aus.

Gutschriften stehen in derselben Liste und lassen sich herunterladen, sobald ihre Dateien bereit sind. Bei aktivierter Quellenwahl verwenden unterstützte Positions- und Versanderstattungen die gespeicherten Rechnungsbeträge und die Erstattungshistorie. Freie Beträge oder unvollständige Daten brauchen Prüfung. Der bisherige Verarbeitungsweg unterstützt keine reinen Versand- oder freien Betragserstattungen. Details stehen in den Erstattungsgrenzen.

Der Hinweis zum XRechnung-Fallback

Fehlen Kontakt-E-Mail oder IBAN unter Settings, erstellt Faktwise für eine sonst geeignete Bestellung mit Leitweg-ID stattdessen ZUGFeRD und zeigt einen Hinweis. Das bedeutet nicht, dass der öffentliche Empfänger dieses Ersatzformat akzeptiert. Prüfen Sie das tatsächliche Format vor dem Versand; fordern Sie nicht einfach eine zweite Rechnung an.

Die Lösung ist einfach:

Viele Rechnungen auf einmal: der Monatsexport

Wenn Sie nicht eine einzelne Rechnung suchen, sondern gleich einen ganzen Monat brauchen, führt der schnellere Weg über die Export-Seite der App. Dort wählen Sie einen Monat und laden eine ZIP-Datei herunter. Sie enthält:

Zurückgehaltene Bestellungen und anderweitig fakturierte Umsätze fehlen darin. Gleichen Sie ZIP und CSV vor der Übergabe ab; eine CSV-Zeile beweist nicht, dass beide Dateien vorhanden sind.

Die CSV ist eine Zusammenfassung für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater, keine DATEV-Buchungsdatei. Gut zu wissen: Faktwise bewahrt Ihre Rechnungen samt XML zehn Jahre auf, länger als die gesetzliche Frist von acht Jahren. Sollten Sie die App irgendwann deinstallieren, exportieren Sie Ihr Archiv bitte vorher.

Dateien kostenlos prüfen

Unser kostenloser Rechnungs-Validator prüft eine heruntergeladene Datei vor dem Versand: XRechnung mit KoSIT, hybride PDFs mit Mustang und PDF/A-Prüfung. Das ist ein separater Check, keine Prüfung jeder Rechnung durch diese Werkzeuge im laufenden Produktionsprozess. Ein formales Ergebnis ersetzt nicht die Prüfung Ihres Steuerfalls oder der Empfängeranforderungen.

Damit haben Sie alles beisammen: die Liste, die Suche, die beiden Dateiformate, Gutschriften, den Monatsexport und eine kostenlose Prüfmöglichkeit. Bei Fragen dazu, wie ein einzelner Beleg steuerlich zu behandeln ist, bleibt Ihr Steuerberater die richtige Adresse, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Wenn Sie sehen möchten, wie sich Liste, Suche und Downloads im Alltag anfühlen, werfen Sie einen Blick auf die Demo oder öffnen Sie einfach Ihr Dashboard und probieren Sie die Suche aus.