Ratgeber

ZUGFeRD Rechnung erstellen: Format, Profile und Pflicht ab 2027

Aktualisiert 2026-09-30

Für die meisten Shopify-Händler ist ZUGFeRD der angenehmste Weg in die E-Rechnungswelt: Der Kunde bekommt weiterhin eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung, und im Hintergrund steckt das strukturierte XML, das die E-Rechnungspflicht verlangt. Dieser Guide erklärt, wie ZUGFeRD funktioniert, was es mit den Profilen auf sich hat, welche Profile als E-Rechnung gelten und worauf Sie bei der Umsetzung achten müssen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten eingebettet ist. Damit bedient eine einzige Datei zwei Welten:

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4, in Kraft seit dem 15. Januar 2026. Sie ist identisch mit dem französischen Standard Factur-X 1.08. Es handelt sich um dieselbe Spezifikation unter zwei Namen. Eine ZUGFeRD-2.4-Rechnung ist also automatisch eine Factur-X-Rechnung und umgekehrt. Das ist praktisch relevant: Frankreich führt seine eigene E-Rechnungspflicht ein (erste Welle September 2026), und wer ZUGFeRD/Factur-X beherrscht, ist für beide Märkte gerüstet.

Technisch basiert das eingebettete XML auf der UN/CEFACT-Syntax CII (Version D22B, rückwärtskompatibel zu D16B) und folgt semantisch der europäischen Norm EN 16931, derselben Norm, auf der auch XRechnung aufbaut.

Die Trägerdatei: PDF/A-3

Die PDF-Hülle ist kein beliebiges PDF, sondern muss dem Archivierungsstandard PDF/A-3 entsprechen (Konformitätsstufe 3b oder 3u). PDF/A-3 garantiert langfristige Lesbarkeit und erlaubt, anders als ältere PDF/A-Versionen, das Einbetten beliebiger Dateianhänge. Konkret gilt:

Das klingt technisch, und das ist es auch. Genau hier scheitern selbstgebaute Lösungen häufig: Die PDF sieht gut aus, ist aber kein gültiges PDF/A-3, oder das XMP-Schema fehlt. Solche Dateien sind formal keine gültigen ZUGFeRD-Rechnungen.

Die Profile: Welche gelten als E-Rechnung?

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die sich darin unterscheiden, wie viele strukturierte Daten das XML enthält. Das ist die wichtigste Weiche für die Rechtskonformität:

MINIMUM: keine E-Rechnung

Das MINIMUM-Profil enthält nur Eckdaten (Beträge, Parteien), keine Rechnungspositionen. Es bildet keine vollwertige umsatzsteuerliche Rechnung ab und erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Gleiches gilt für das Profil BASIC WL (ohne Positionsdaten). Wer Rechnungen in diesen Profilen verschickt, verschickt im rechtlichen Sinne nur “sonstige Rechnungen”.

BASIC, EN 16931 und EXTENDED: gültige E-Rechnungen

Merksatz: BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die E-Rechnungspflicht, MINIMUM und BASIC WL nicht. Prüfen Sie bei jeder Software, welches Profil tatsächlich erzeugt wird; “ZUGFeRD-fähig” allein sagt nichts über das Profil aus.

Inhaltliche Anforderungen: § 14 UStG gilt weiter

Das Format ersetzt nicht die inhaltlichen Pflichtangaben. Eine ZUGFeRD-Rechnung muss wie jede Rechnung die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten: vollständige Namen und Anschriften von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, Liefer-/Leistungsdatum, Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Besonders fehleranfällig ist die Umsatzsteuerberechnung: Nach den Prüfregeln der EN 16931 (BR-CO-17, BR-CO-14) wird die Steuer je Steuersatz-Gruppe aus der Summe der Nettobeträge berechnet und kaufmännisch auf zwei Stellen gerundet; die Gesamtsteuer ist die Summe dieser bereits gerundeten Gruppenbeträge. Wer stattdessen die Steuer je Position rundet und aufsummiert, erzeugt Cent-Differenzen, und die Validatoren akzeptieren hier null Toleranz.

Validierung: dreifach prüfen

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann auf drei Ebenen fehlerhaft sein, deshalb gehören drei Prüfungen zum Standard:

  1. Container-Prüfung (ist das XML korrekt eingebettet, stimmen die Metadaten?) und Schema-/Schematron-Prüfung des XML. Das offene Werkzeug dafür ist Mustangproject (aktuell 2.23.0).
  2. PDF/A-3-Konformität der Trägerdatei, geprüft mit veraPDF (aktuell 1.30, Flavour 3b).
  3. EN-16931-Geschäftsregeln (Rundung, Pflichtfelder, Steuerkategorien) im XML.

Seriöse Software validiert jede einzelne erzeugte Rechnung gegen diese Werkzeuge, nicht nur einmalig bei der Entwicklung. Fragen Sie danach.

ZUGFeRD mit Shopify: der praktische Ablauf

Shopify erzeugt von Haus aus weder vollständige Rechnungen nach § 14 UStG noch ZUGFeRD-Dateien. Der typische Aufbau mit einer Rechnungs-App sieht so aus:

  1. Auslöser: Eine geeignete Bestellung wird bezahlt und nach Ihren gespeicherten Automatik- und Quellenregeln zugelassen. Zurückgehaltene Bestellungen prüfen Sie separat; eine vorgemerkte Anforderung ist noch kein ausgestellter Beleg.
  2. Steuerlogik: Die App ordnet den Vorgang der richtigen Steuerkategorie zu (Inlandsverkauf mit 19 %/7 %, innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge, OSS-Fernverkauf oder Ausfuhr) und setzt die passenden Befreiungshinweise.
  3. Erzeugung: PDF/A-3 mit eingebettetem factur-x.xml im Profil EN 16931, korrekt gerundet, mit fortlaufender Rechnungsnummer.
  4. Korrekturen: Unterstützte Erstattungen zu einer ausgestellten Originalrechnung erzeugen eine separate Gutschrift. Freie oder unvollständige Beträge brauchen Prüfung; beachten Sie die Erstattungsgrenzen.
  5. Archiv: Alle Belege wandern unveränderbar ins Archiv. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO).

ZUGFeRD oder XRechnung: Was brauchen Sie?

Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die Faustregel:

Idealerweise beherrscht Ihre Lösung beides, sodass Sie pro Kunde das passende Format wählen können, ohne den Prozess zu wechseln.

FAQ

Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine “richtige” E-Rechnung?

Ja, sofern das Profil BASIC, EN 16931 oder EXTENDED verwendet wird. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht nicht.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Keiner. ZUGFeRD 2.4 und Factur-X 1.08 sind dieselbe Spezifikation unter deutschem bzw. französischem Namen. Eine konforme Datei gilt in beiden Ländern.

Kann ich einfach eine XML-Datei an meine bestehende PDF anhängen?

Nein. Die Trägerdatei muss ein gültiges PDF/A-3 sein, das XML muss als factur-x.xml mit korrekter AFRelationship eingebettet sein, und die XMP-Metadaten müssen das Profil ausweisen. Ein normales PDF mit Anhang erfüllt diese Anforderungen nicht.

Welches Profil sollte ich verwenden?

Für deutsche Händler ist EN 16931 die sichere Wahl: Es bildet die Norm vollständig ab und wird von jeder konformen Empfangssoftware verarbeitet.

Gilt bei Unstimmigkeit die PDF oder das XML?

Der strukturierte XML-Teil ist der maßgebliche Datensatz der E-Rechnung. PDF-Ansicht und XML dürfen sich inhaltlich nicht widersprechen. Gute Software erzeugt beides aus derselben Datenquelle.

Faktwise erstellt E-Rechnungen für geeignete bezahlte Shopify-Bestellungen nach Ihren gespeicherten Automatik- und Quellenregeln. Wählen Sie beobachtete Quellen für die Automatik und prüfen Sie andere Bestellungen einzeln. Die App bietet ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML oder XRechnung bei vorhandener Leitweg-ID und vollständigen Verkäuferdaten, dazu Archiv und Monatsexport für die Steuerkanzlei. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat; Unlimited kostet 22 USD alle 30 Tage, je nach Wechselkurs ungefähr 19 Euro, mit 14 Tagen Testphase. Prüfen Sie die Einrichtungsanleitung, bevor Sie die Automatik aktivieren. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung.